Kolik stojí CRM pro malou firmu v roce 2026: z čeho se skládá cena a jak ji odhadnout
Z čeho se skládá cena CRM pro malou firmu – uživatelé, tarify, doplňky, marketing podle kontaktů, zavedení, kurz a DPH. S ilustrativními modelovými výpočty.
Cena CRM pro malou firmu se skládá z předplatného za uživatele v určitém tarifu, z placených doplňků, u marketingu často z ceny podle počtu kontaktů, z jednorázových nákladů na zavedení (nastavení, migrace dat, školení) a u zahraničních služeb z kurzu a DPH v režimu přenesené daňové povinnosti. Měsíční cena za uživatele z ceníku je tedy jen začátek. Rozumný odhad získáte až jako celkové náklady na tři roky (TCO) – modelově může šestičlenný tým ve středním tarifu za tři roky utratit zhruba 180 000–330 000 Kč. Všechna čísla v tomto článku jsou ilustrativní, ne ceny konkrétních dodavatelů. Vlastní odhad si spočítejte v kalkulačce TCO CRM na 3 roky.
Tento článek je rozcestníkem sekce o cenách. Podrobnosti najdete v článcích o cenových modelech, funkcích a tarifech, ceně e-mailového marketingu podle kontaktů, roční a měsíční platbě a zdražení při obnově a cenách v eurech, kurzu a DPH.
Pět složek ceny CRM
| Složka | Co do ní patří | Jak se obvykle účtuje |
|---|---|---|
| Předplatné | přístup k CRM pro jednoho uživatele v určitém tarifu | za uživatele měsíčně nebo ročně |
| Doplňky | telefonie, pokročilé reporty, další pipeline, e-mailová synchronizace, úložiště, API | za uživatele nebo paušálem za firmu |
| Marketing | hromadné e-maily, automatizace, formuláře, landing pages | podle počtu kontaktů nebo odeslaných e-mailů |
| Zavedení | nastavení, migrace dat, napojení na účetnictví, školení | jednorázově (externí partner nebo interní čas) |
| Provoz a změny | správa systému, nové reporty, přidávání uživatelů, zdražení | průběžně |
U malé firmy rozhodují hlavně první dvě složky a marketing. Zavedení bývá u jednoduchého CRM malé, ale interní čas (příprava dat, nastavení fází obchodu, školení) se platí vždy – jen se neobjeví na faktuře.
Modelová cenová pásma
Abyste měli představu o řádech, uvádíme ilustrativní pásma předplatného. Nejde o průzkum trhu ani o ceny konkrétních produktů.
| Úroveň tarifu | Typický obsah | Ilustrativní cena za uživatele a měsíc |
|---|---|---|
| Zdarma / freemium | kontakty, jednoduchá pipeline, omezený počet uživatelů nebo záznamů | 0 Kč s limity |
| Základní | kontakty, obchody, úkoly, e-mail v CRM | modelově 150–400 Kč |
| Střední | automatizace, šablony nabídek, reporty, více pipeline | modelově 400–1 100 Kč |
| Vyšší | pokročilé oprávnění, prognózy, API, sandbox | modelově 1 100–3 000 Kč |
Proč tolik? Ceníky dodavatelů se liší měnou, rozsahem tarifů i tím, co je v základu a co doplněk. Proto má smysl porovnávat cenu za funkce, které opravdu potřebujete, ne cenu nejlevnějšího tarifu.
Modelový výpočet: šest uživatelů na tři roky
Smyšlená firma: šest uživatelů (čtyři obchodníci, vedoucí, administrativa), střední tarif.
- Předplatné: 6 × 800 Kč × 12 měsíců = 57 600 Kč ročně (modelově).
- Zdražení při obnově: 2. rok +10 % = 63 360 Kč, 3. rok dalších +10 % = 69 696 Kč. Celkem za 3 roky 190 656 Kč.
- Marketingový doplněk pro 3 000 kontaktů: modelově 1 500 Kč měsíčně = 54 000 Kč za 3 roky.
- Zavedení: externí nastavení a import 25 000 Kč, interní čas 40 hodin × 400 Kč = 16 000 Kč.
- Školení a drobné úpravy: 10 000 Kč.
Celkem: 190 656 + 54 000 + 25 000 + 16 000 + 10 000 = 295 656 Kč za tři roky, tj. asi 8 213 Kč měsíčně nebo 1 369 Kč na uživatele a měsíc. To je o 71 % víc než 800 Kč z ceníku. Rozdíl dělají doplňky, zdražení a zavedení.
V kalkulačce TCO CRM zadejte 6 uživatelů, náklady na uživatele za tři roky (zde 190 656 ÷ 6 ≈ 31 776 Kč) a společné náklady 105 000 Kč (54 000 + 25 000 + 16 000 + 10 000).
Co cenu nejvíc zvyšuje
- Funkce ve vyšším tarifu. Jediná potřebná funkce (například automatizace nebo oprávnění podle týmů) může znamenat přechod všech uživatelů do dražšího tarifu. Viz funkce a tarify.
- Počet kontaktů v marketingu. Platí se i za kontakty, které nikdy neotevřou e-mail. Viz cena marketingu podle kontaktů.
- Konec úvodní slevy a nový ceník. Spočítejte si v kalkulačce zdražení při obnově.
- Kurz koruny u cen v EUR nebo USD.
- Uživatelé „jen na čtení“, kteří se v některých modelech platí stejně jako plní uživatelé.
Co se v roce 2026 změnilo a co platí
Pro výběr CRM v roce 2026 jsou důležitá tato pravidla (podrobně v sekci právo a rizika):
- Nařízení EU o datech (Data Act) se používá od 12. 9. 2025 a zavádí pravidla pro změnu poskytovatele cloudových služeb; od 12. 1. 2027 nesmí poskytovatelé za samotný proces změny účtovat poplatky.
- Zákon č. 264/2025 Sb., o kybernetické bezpečnosti, je účinný od 1. 11. 2025 a u regulovaných firem zasahuje i do výběru dodavatelů.
- Telefonický marketing na čísla z veřejných účastnických seznamů se od roku 2022 řídí principem předchozího souhlasu (§ 96 a § 95 zákona o elektronických komunikacích ve znění zákona č. 374/2021 Sb.); volání z vlastní zákaznické databáze posuzuje ČTÚ podle pravidel GDPR.
- Obchodní sdělení e-mailem se dál řídí § 7 zákona č. 480/2004 Sb. – opt-in s výjimkou pro stávající zákazníky.
Jak cenu porovnávat férově
- Napište si povinné funkce a ke každé zjistěte tarif, ve kterém je.
- Spočítejte cenu na tři roky, ne na měsíc, včetně zdražení.
- Zahrňte doplňky a marketing podle realistického počtu kontaktů.
- U zahraničních cen přidejte kurzovou rezervu a ujasněte si DPH.
- Přičtěte zavedení a interní čas.
- Teprve pak srovnávejte s přínosem – viz návratnost CRM.
Časté otázky
Existuje CRM zdarma, které stačí malé firmě?
Freemium tarify existují a pro jednotlivce nebo dva lidi mohou stačit. Mívají ale limity počtu uživatelů, záznamů nebo funkcí a chybí v nich automatizace a pokročilé reporty. Počítejte s tím, že při růstu přejdete na placený tarif.
Je ceník uveden s DPH?
U B2B služeb se ceny obvykle uvádějí bez DPH. U zahraničních dodavatelů daň zpravidla přiznáváte sami v režimu přenesené daňové povinnosti. Ověřte to na faktuře a v obchodních podmínkách.
Kolik času zabere zavedení jednoduchého CRM?
U malé firmy s čistými daty jde často o dny až několik týdnů, u složitějších procesů a migrace ze starého systému déle. Rozhoduje kvalita dat a to, zda máte popsaný obchodní proces.
Proč se ceny CRM liší až o řád?
Liší se rozsah tarifů, zahrnuté funkce, měna i cílová skupina. Porovnávejte cenu za vaše povinné funkce na tři roky, ne cenu za nejnižší tarif.
Zdroje
- Finanční správa – DPH u služeb od zahraničních dodavatelů
- Česká národní banka – kurzy devizového trhu
- e-Sbírka – úplná znění zákonů
- Zákony pro lidi – zákon č. 264/2025 Sb., zákon č. 480/2004 Sb., zákon č. 127/2005 Sb.
- EUR-Lex – nařízení (EU) 2023/2854 (Data Act)
