Cena e-mailového marketingu v CRM podle počtu kontaktů: jak se počítá a jak ji nepřeplácet
Jak fungují ceníky marketingových modulů podle počtu kontaktů, pásma, marketingové a nemarketingové kontakty a čištění databáze. Modelové výpočty v Kč a vazba na souhlasy.
Marketingové moduly CRM a samostatné nástroje pro e-mailový marketing se často neúčtují za uživatele, ale podle počtu kontaktů v databázi – v pásmech (například do 1 000, do 2 500, do 5 000 kontaktů), někdy podle počtu odeslaných e-mailů. Cena tak roste s databází, i když část kontaktů nic neotevírá nebo jim ani nesmíte psát. Nejúčinnější úspora je proto udržovat databázi čistou: odstraňovat neaktivní a nedoručitelné adresy, nevkládat do marketingu kontakty bez souhlasu a využít, pokud to systém umí, rozdělení na marketingové a nemarketingové kontakty. Všechny ceny v článku jsou ilustrativní.
Článek patří do sekce o cenách, přehled je v článku kolik stojí CRM v roce 2026.
Jak ceníky podle kontaktů fungují
| Model | Co se počítá | Typické chování ceny | Na co si dát pozor |
|---|---|---|---|
| Pásma kontaktů | počet kontaktů v databázi nebo v marketingovém seznamu | skok při překročení hranice pásma | zda se počítají i odhlášení a nedoručitelní |
| Marketingové kontakty | jen kontakty označené pro marketing | platíte jen za ty, kterým píšete | ruční nebo automatické označování |
| Počet e-mailů | odeslané zprávy za měsíc | roste s frekvencí kampaní | sekvence a automatizace rychle zvyšují počet |
| Kombinace | pásmo kontaktů + limit e-mailů | překročení limitu = doplatek | čtěte, co se stane po překročení |
Klíčová otázka: co je „kontakt“. U některých systémů se do ceny počítá každý záznam v databázi, u jiných jen ty, které jsou zařazené do marketingu. Rozdíl může být dvojnásobný.
Modelový výpočet: růst databáze
Smyšlený e-shop s doplňky pro domácí dílnu, ilustrativní ceník marketingového modulu:
| Pásmo | Ilustrativní cena měsíčně |
|---|---|
| do 2 000 kontaktů | 900 Kč |
| do 5 000 kontaktů | 1 800 Kč |
| do 10 000 kontaktů | 3 200 Kč |
| do 25 000 kontaktů | 6 500 Kč |
Dnes má 4 200 kontaktů (pásmo do 5 000), roste o 150 kontaktů měsíčně.
- Rok 1: na konci 5. měsíce má 4 950 kontaktů, v 6. měsíci 5 100 – překročí hranici. Pásmo do 5 000 tedy platí 5 měsíců, pásmo do 10 000 zbylých 7 měsíců: 5 × 1 800 + 7 × 3 200 = 9 000 + 22 400 = 31 400 Kč.
- Rok 2 a 3: na konci 36. měsíce bude mít 4 200 + 36 × 150 = 9 600 kontaktů, zůstává tedy v pásmu do 10 000: 24 × 3 200 = 76 800 Kč.
- Celkem za 3 roky: 31 400 + 76 800 = 108 200 Kč, průměrně asi 3 006 Kč měsíčně.
Varianta s čištěním: firma na začátku odstraní 900 nedoručitelných a dlouhodobě neaktivních kontaktů (zůstane 3 300) a průběžným čištěním sníží čistý přírůstek na 120 kontaktů měsíčně. Hranici 5 000 pak překročí až v 15. měsíci (3 300 + 15 × 120 = 5 100). Cena: 14 × 1 800 + 22 × 3 200 = 25 200 + 70 400 = 95 600 Kč. Úspora za tři roky 12 600 Kč – a e-maily dostávají jen lidé, kteří o ně stojí, což zlepšuje i doručitelnost.
Kontakty, kterým nesmíte psát, nepatří do marketingu
Do marketingového seznamu (a tedy do ceny) by se neměly dostat:
- kontakty bez souhlasu, pokud nejde o výjimku pro vlastní zákazníky podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. (viz obchodní sdělení e-mailem),
- kontakty, které se odhlásily – musí zůstat v evidenci odmítnutí, aby se znovu neoslovily, ale nemusí být placenými marketingovými kontakty, pokud to systém rozlišuje,
- koupené databáze – u nich zpravidla nemáte prokazatelný souhlas,
- kontakty sesbírané z webů a vizitek bez souhlasu.
Právní a cenové hledisko jdou tedy ruku v ruce: čistá databáze s doloženými souhlasy je levnější i bezpečnější.
Doručitelnost a technické nastavení
Velcí poskytovatelé e-mailových schránek zpřísnili požadavky na hromadné odesílatele. Google je uplatňuje od 1. 2. 2024 u odesílatelů více než 5 000 zpráv denně na osobní účty Gmail, Yahoo obdobně: ověření domény SPF a DKIM, zveřejněný záznam DMARC (stačí politika p=none), odhlášení jedním kliknutím (hlavička List-Unsubscribe podle RFC 8058) u marketingových zpráv a míra stížností na spam pod 0,3 %; Yahoo navíc požaduje vyřídit odhlášení do 2 dnů. Požadavky se mění, ověřte je na stránkách pro odesílatele (Google, Yahoo) a v dokumentaci svého marketingového nástroje. Pro vás to znamená:
- nastavit ověření odesílací domény dřív, než pošlete první kampaň,
- mít odkaz na odhlášení v každé zprávě (vyžaduje to i § 7 odst. 4 zákona č. 480/2004 Sb.),
- posílat jen lidem, kteří zprávy chtějí – jinak klesá doručitelnost a roste cena za nefunkční kontakty.
Vyhrazený nástroj, nebo modul v CRM?
| Varianta | Výhody | Nevýhody |
|---|---|---|
| Marketingový modul v CRM | jedna databáze, kampaně podle obchodních dat, souhlasy na jednom místě | bývá dražší za kontakt, závislost na dodavateli CRM |
| Samostatný nástroj pro e-mailing | často příznivější ceny pro velké databáze, specializované funkce | synchronizace kontaktů a souhlasů mezi systémy, další zpracovatel osobních údajů |
U samostatného nástroje potřebujete další zpracovatelskou smlouvu a spolehlivou synchronizaci odhlášení. Pokud se odhlášení nepropíše zpět do CRM, obchodník může kontakt znovu oslovit.
Jak cenu marketingu zahrnout do rozpočtu
- Zjistěte dnešní počet marketingových kontaktů (ne celé databáze).
- Odhadněte měsíční přírůstek a míru odhlášení.
- Spočítejte měsíce v jednotlivých pásmech na tři roky, jako v příkladu výše.
- Výsledek přičtěte ke společným nákladům v kalkulačce TCO CRM.
- Při obnově počítejte se zdražením – kalkulačka zdražení při obnově ukáže roční cenu po obnově.
Na roční a měsíční platbu se podívejte v článku roční platba a zdražení při obnově, na typický e-shop v článku CRM pro e-shop.
Časté otázky
Platím i za odhlášené kontakty?
Záleží na podmínkách. Některé systémy počítají všechny záznamy, jiné jen aktivní marketingové kontakty. Zeptejte se písemně a ověřte v ceníku.
Mohu koupit databázi e-mailů a rozeslat nabídku?
Pro obchodní sdělení e-mailem potřebujete předchozí souhlas adresáta, a to i u firemních adres. U koupené databáze ho prokazatelně mít zpravidla nebudete, takže hrozí přestupek podle zákona č. 480/2004 Sb.
Jak často čistit databázi?
Prakticky po každé kampani odstraňovat nedoručitelné adresy a alespoň jednou za čtvrtletí či půlrok vyhodnotit dlouhodobě neaktivní kontakty. Pravidlo si zapište do interní směrnice.
Zdroje
- Úřad pro ochranu osobních údajů – dozor nad obchodními sděleními a osobními údaji
- Zákony pro lidi – zákon č. 480/2004 Sb., § 7 a § 11
- e-Sbírka – úplné znění předpisů
- EUR-Lex – nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)
