TCO CRM na 3 roky: jak spočítat celkové náklady včetně doplňků, zdražení a zavedení
Výpočet celkových nákladů CRM (TCO) na tři roky krok za krokem – předplatné, zdražení, doplňky, marketing, zavedení, interní čas, kurz a DPH. Dva modelové výpočty a kalkulačka.
TCO (total cost of ownership) je součet všeho, co za CRM zaplatíte za zvolené období – nejen předplatné, ale i doplňky, marketing podle počtu kontaktů, zdražení při obnově, zavedení, migraci, školení a interní čas, u zahraničních služeb navíc kurzové vlivy a případně DPH, kterou si nemůžete odečíst. Pro CRM malé firmy dává smysl počítat tři roky: je to doba, za kterou se obvykle projeví konec úvodních slev, růst týmu i databáze, a zároveň dost krátká, aby odhad nebyl věštěním. Rychlý odhad rozpětí udělá kalkulačka TCO CRM na 3 roky; podrobný výpočet je níže. Všechna čísla jsou ilustrativní.
Článek patří do sekce jak vybrat CRM.
Šablona TCO na 3 roky
| Položka | Rok 1 | Rok 2 | Rok 3 | Poznámka |
|---|---|---|---|---|
| Předplatné (uživatelé × cena × 12) | včetně zdražení a změn počtu uživatelů | |||
| Doplňky za uživatele | telefonie, synchronizace, e-podpis | |||
| Doplňky za firmu | marketing podle kontaktů, úložiště | |||
| Zavedení (externí) | – | – | nastavení, import, integrace | |
| Interní čas | příprava dat, školení, správa | |||
| Integrace a údržba | konektory, úpravy při změnách | |||
| Kurzová rezerva | u cen v EUR/USD | |||
| Neodečitatelná DPH | jen u neplátců (identifikovaná osoba) | |||
| Celkem |
Pro rozhodnutí porovnávejte součet za tři roky a pro rozpočet rok po roku.
Modelový výpočet A: jednoduché CRM, 4 uživatelé, plátce DPH
Smyšlená firma poskytující technické služby, plátce DPH, základní tarif v Kč.
- Předplatné: 4 × 350 Kč × 12 = 16 800 Kč (rok 1), +8 % = 18 144 Kč (rok 2), +8 % = 19 596 Kč (rok 3). Součet 54 540 Kč.
- Doplňky: mobilní synchronizace kalendáře v ceně, e-podpis 300 Kč měsíčně = 3 600 Kč ročně, za 3 roky 10 800 Kč.
- Zavedení: svépomocí; interní čas 24 hodin × 400 Kč = 9 600 Kč.
- Správa: 1 hodina měsíčně × 400 Kč × 36 = 14 400 Kč.
TCO = 54 540 + 10 800 + 9 600 + 14 400 = 89 340 Kč, tj. 2 482 Kč měsíčně, asi 620 Kč na uživatele a měsíc – o 77 % víc než 350 Kč z ceníku.
V kalkulačce: 4 uživatelé, náklady na uživatele za 3 roky 54 540 ÷ 4 ≈ 13 635 Kč, společné náklady 34 800 Kč.
Modelový výpočet B: střední tarif v EUR, 8 uživatelů, marketing
Smyšlená B2B firma s 8 uživateli, mezinárodní CRM účtované v EUR, ilustrativní kurz 24,50 Kč/EUR, plátce DPH (DPH v přenesené daňové povinnosti si odečte, takže ji do TCO nepočítá).
- Předplatné: 8 × 40 EUR × 12 = 3 840 EUR ročně = 94 080 Kč. Rok 2: konec úvodní slevy, uvažujme +15 % = 108 192 Kč. Rok 3: +5 % = 113 602 Kč. Součet 315 874 Kč.
- Marketingový doplněk: 120 EUR měsíčně × 36 = 4 320 EUR = 105 840 Kč.
- Zavedení partnerem: 60 000 Kč (nastavení pipeline, import, napojení na účetnictví).
- Interní čas: 60 hodin × 450 Kč = 27 000 Kč.
- Kurzová rezerva: 4 % z plateb v EUR = 0,04 × (315 874 + 105 840) = 16 869 Kč.
TCO = 315 874 + 105 840 + 60 000 + 27 000 + 16 869 = 525 583 Kč, tj. asi 14 600 Kč měsíčně a 1 825 Kč na uživatele a měsíc.
V kalkulačce: 8 uživatelů, na uživatele 315 874 ÷ 8 ≈ 39 484 Kč, společné náklady 105 840 + 60 000 + 27 000 + 16 869 = 209 709 Kč.
Kdyby šlo o neplátce DPH, přičetl by ještě 21 % z plateb v EUR: 0,21 × (315 874 + 105 840) = 88 560 Kč. Viz CRM v eurech: kurz a DPH.
Co lidé při TCO nejčastěji vynechají
| Opomenutá položka | Proč se na ni zapomíná | Jak ji odhadnout |
|---|---|---|
| Konec úvodní slevy | první faktura je nízká | zeptat se písemně na cenu od 2. roku |
| Marketing podle kontaktů | je to „doplněk“ | pásma × měsíce podle růstu databáze |
| Interní čas | není na faktuře | hodiny × cena práce včetně odvodů |
| Přidání uživatelů | tým poroste | plán náboru na 3 roky |
| Integrace | „má to API“ | cena konektoru nebo práce vývojáře |
| Odchod k jinému dodavateli | neplánuje se | export, čištění a migrace – viz smlouva a export |
TCO není celé rozhodnutí
Levnější TCO neznamená lepší volbu. Pokud dražší řešení ušetří obchodníkům výrazně víc času nebo lépe pokryje povinné funkce, může se vrátit rychleji. Proto TCO spojte s výpočtem návratnosti a s vlastní váženou maticí z postupu výběru.
Stejně tak nepodceňte riziko: řešení s nižší cenou a nejasnou smlouvou (bez exportu dat, s dlouhým automatickým prodloužením) může být nakonec dražší. Na zdražení při obnově pamatujte i po prvním roce – kalkulačka zdražení při obnově ukáže roční cenu po obnově.
Postup krok za krokem
- Zjistěte tarif, ve kterém jsou všechny povinné funkce.
- Vyžádejte si písemně cenu pro 2. a 3. rok nebo pravidla zdražení.
- Odhadněte vývoj počtu uživatelů a kontaktů.
- Ocenit interní čas (cena práce včetně odvodů).
- Přidejte kurzovou rezervu a u neplátců DPH.
- Sečtěte rok po roku a porovnejte varianty.
- Výsledek ověřte v kalkulačce TCO.
Časté otázky
Proč tři roky, a ne pět?
CRM pro malé firmy se mění rychleji než podnikové systémy; za tři roky se změní tým, ceník i nabídka na trhu. Pět let má smysl u složitých implementací, kde se počítá i s návratností vyšší jednorázové investice.
Mám do TCO počítat DPH?
Plátce s plným nárokem na odpočet ne. Neplátce (včetně identifikované osoby) ano, protože si daň nemůže odečíst.
Jak ocenit interní čas?
Použijte hodinovou cenu práce včetně odvodů zaměstnavatele, ne jen hrubou mzdu. U majitele odhadněte hodnotu jeho času podle toho, co by jinak dělal.
Zdroje
- Česká národní banka – kurzy pro přepočet
- Finanční správa – DPH u služeb ze zahraničí
- Český statistický úřad – průměrné mzdy a inflace pro odhad ceny práce a zdražení
- Zákony pro lidi – zákon o DPH, občanský zákoník
