Migrace dat do CRM z Excelu nebo starého systému: postup, čištění a kontrola duplicit

Migrace dat do CRM se vydaří, když ji uděláte v pěti krocích: inventura (co máte a kde), rozhodnutí, co přenést (ne všechno si zaslouží nový systém), čištění (duplicity, neúplné záznamy, staré kontakty bez důvodu uchování), mapování polí a zkušební import na malém vzorku s kontrolou. Teprve pak ostrý import a krátké souběžné období. Nejčastější chybou je přenést „všechno, co máme“ – i kontakty, které už nesmíte uchovávat nebo oslovovat, a duplicity, kvůli kterým lidé novému CRM přestanou věřit. U malé firmy obvykle migrace zabere dny až týdny interního času; modelový odhad je níže. K odškrtání použijte kontrolní seznam výběru CRM.

Článek patří do sekce jak vybrat CRM.

Krok 1: Inventura dat

Sepište všechny zdroje:

Zdroj	Typický obsah	Kvalita
Tabulky v Excelu	kontakty, obchody, nabídky	různé formáty, duplicity
E-mailové adresáře obchodníků	kontakty	neúplné, soukromé i firemní
Účetní program	firmy, IČO, adresy, faktury	obvykle nejpřesnější
Staré CRM	kontakty, aktivity, obchody, přílohy	záleží na exportu
Marketingový nástroj	odběratelé, souhlasy, odhlášení	důležité pro souhlasy
Papírové vizitky, sešity	kontakty	jen pokud je důvod je mít

Určete hlavní zdroj pravdy pro každý typ údaje – u firem a adres obvykle účetnictví, u souhlasů marketingový nástroj.

Krok 2: Co přenést a co ne

GDPR vyžaduje, aby osobní údaje byly zpracovávány jen pro určitý účel a uchovávány jen po nezbytnou dobu (zásady účelového omezení a omezení uložení, čl. 5). Migrace je ideální příležitost k úklidu:

přenést: aktivní zákazníky, otevřené obchody, kontakty s platným souhlasem nebo jiným právním základem, historii potřebnou pro péči o zákazníka,
zvážit: staré prohrané obchody (přenést souhrn, ne vše), dávno neaktivní kontakty,
nepřenášet: kontakty bez právního základu, koupené databáze, záznamy osob, které žádaly o výmaz.

Odhlášení a nesouhlasy přeneste vždy – jako seznam, komu nepsat a nevolat. Jinak hrozí, že nové CRM znovu osloví lidi, kteří odmítli.

Krok 3: Čištění

Problém	Příklad	Řešení
Duplicity	„Novák s.r.o.“ a „NOVÁK, s. r. o.“	párování podle IČO, e-mailu, telefonu
Formát telefonu	602123456, +420 602 123 456	sjednotit na mezinárodní formát
Chybějící IČO	firma bez IČO	doplnit z veřejných rejstříků
Neplatné e-maily	překlepy, nedoručitelné	ověřit, nedoručitelné nepřenášet do marketingu
Volný text	„volat po 15h, šéf je Petr“	rozdělit do polí nebo poznámky
Diakritika a kódování	rozbité znaky z CSV	exportovat v UTF-8

U českých firem je IČO nejlepší klíč pro párování firem. Pro osoby e-mail, případně telefon.

Krok 4: Mapování polí

Sestavte tabulku „staré pole → nové pole“:

Zdroj (Excel)	Cíl (CRM)	Poznámka
Firma	Název firmy
IČ	IČO	text, zachovat úvodní nuly
Kontakt	Jméno + Příjmení	rozdělit
Stav	Fáze obchodu	převodní tabulka hodnot
Hodnota	Hodnota obchodu	měna Kč / EUR
Souhlas newsletter	Marketingový souhlas + datum + zdroj	bez data a zdroje je souhlas těžko doložitelný

Pozor na IČO jako číslo: Excel ořízne úvodní nuly. Sloupec formátujte jako text.

Krok 5: Zkušební import

Vyberte vzorek (například 50 firem, 100 kontaktů, 30 obchodů).
Importujte do zkušebního prostředí nebo zkušební verze.
Zkontrolujte: počty, diakritiku, vazby osoba–firma, fáze obchodů, souhlasy.
Opravte mapování a opakujte.
Teprve pak ostrý import a kontrola počtů proti zdroji.

Modelový odhad času

Smyšlená firma: 3 000 kontaktů ve třech tabulkách, 800 firem, 150 otevřených obchodů, migrace z Excelu.

Činnost	Hodiny (modelově)
Inventura a rozhodnutí, co přenést	4
Čištění duplicit a formátů	16
Doplnění IČO a údajů	6
Mapování a zkušební importy	6
Ostrý import a kontrola	4
Celkem	36

Při ceně práce 400 Kč za hodinu je to 14 400 Kč interního času. Externí pomoc s importem může část zkrátit, ale rozhodnutí o obsahu (co přenést, co smazat) musí udělat firma. Částku přidejte do společných nákladů v kalkulačce TCO CRM.

Souběžné období a přepnutí

Po ostrém importu nastavte krátké souběžné období (obvykle jeden až dva týdny), kdy se nová data zapisují už jen do CRM, ale staré tabulky zůstávají k nahlédnutí v režimu jen pro čtení. Pak je archivujte a zrušte k nim přístup, aby nevznikala dvojí evidence. Během souběžného období sbírejte chyby importu (chybějící firmy, špatné fáze) do jednoho seznamu a opravujte je dávkově. Po přepnutí zkontrolujte, že webové formuláře, e-mailová synchronizace a konektor na účetnictví zapisují do nového systému a že se odhlášení z marketingu propisuje.

Migrace ze starého CRM

Při přechodu z jiného CRM navíc:

ověřte, co umí export starého systému (kontakty, obchody, aktivity, přílohy, uživatelská pole) a v jakém formátu,
naplánujte migraci před koncem výpovědní lhůty, aby byla data k dispozici i pro kontrolu,
požádejte o potvrzení výmazu dat u starého dodavatele po skončení smlouvy,
využijte práva podle Data Actu u změny poskytovatele cloudových služeb – viz smlouva, výpověď a export dat.

Časté otázky

Mám přenést celou historii e-mailů?

Obvykle stačí historie aktivních zákazníků za poslední období, které potřebujete pro péči o ně. Starší komunikaci můžete archivovat mimo CRM, pokud ji musíte uchovat.

Je import kontaktů z vizitek legální?

Kontakt z vizitky můžete pro navázání obchodního vztahu zpravidla zpracovat na základě oprávněného zájmu. Pro rozesílání obchodních sdělení e-mailem ale potřebujete souhlas nebo výjimku pro zákazníky.

Kdo má migraci provést?

Technicky ji může udělat dodavatel nebo partner, ale za obsah odpovídá firma. Určete jednu osobu, která rozhoduje o sporných záznamech.

Zdroje

Úřad pro ochranu osobních údajů – zásady zpracování a doba uchování
EUR-Lex – GDPR čl. 5 a nařízení (EU) 2023/2854 (Data Act)
Portál veřejné správy – přístup k veřejným rejstříkům
ISDOC – výměna faktur mezi systémy