Obchod v přehledu

Výběr CRM a modelové výpočty

Poptávka CRM, demo a zkušební verze: jak testovat na vlastních scénářích a co se ptát

Jak připravit poptávku CRM, co chtít na demu, jak využít zkušební verzi na vlastních scénářích a jaké otázky položit dodavateli k ceně, datům a smlouvě. Šablona a hodnoticí list.

Aktualizováno · 4 min čtení

Poptávka CRM, demo a zkušební verze: jak testovat na vlastních scénářích a co se ptát

Demo ukazuje, co CRM umí; zkušební verze ukáže, jak se s ním pracuje vám. Aby vám obojí pomohlo vybrat řešení, které nejlépe sedí, připravte si krátkou poptávku (popis firmy, procesu a povinných funkcí), na demu chtějte vidět vaše scénáře, ne prezentaci, a ve zkušební verzi nechte budoucí uživatele projít 3–5 typových úloh na vzorku vlastních dat. Odpovědi dodavatele na otázky k tarifům, ceně po obnově, exportu dat a zpracovatelské smlouvě si nechte poslat písemně. Body k odškrtání najdete v kontrolním seznamu výběru CRM.

Článek patří do sekce jak vybrat CRM.

Krátká poptávka: co do ní napsat

Stačí jedna až dvě strany:

  1. O firmě: obor, počet lidí, kdo bude CRM používat (role), plán růstu.
  2. Jak prodáváte: zdroje poptávek, fáze obchodu, průměrný počet obchodů měsíčně.
  3. Povinné funkce: 5–10 bodů (viz funkce CRM).
  4. Integrace: účetní nebo fakturační program, e-mail, kalendář, telefonie, e-shop, web.
  5. Data: počet kontaktů a firem, odkud budete migrovat.
  6. Požadavky na smlouvu: cena v Kč nebo EUR, roční/měsíční platba, export dat, zpracovatelská smlouva, místo uložení dat.
  7. Termín rozhodnutí a spuštění.

Poptávku pošlete 2–4 dodavatelům nebo partnerům z krátkého seznamu. U samoobslužných cloudových CRM, kde nikdo nabídku nepíše, slouží poptávka jako váš testovací plán.

Na demu chtějte vidět své scénáře

Pošlete předem 3–5 scénářů a požádejte, aby je dodavatel ukázal živě v systému:

ScénářCo sledovat
Nová poptávka z webového formulářevznikne kontakt se souhlasem? přiřadí se obchodníkovi?
Nabídka se dvěma položkami a slevou v EURšablona, DPH, převod do fakturace
Ztracený obchodpovinný důvod prohry, report
Obchodník odcházípřevod zákazníků, odebrání přístupu
Týdenní report vedoucíholze ho sestavit bez exportu do Excelu?
Odhlášení z newsletterupropíše se do CRM a obchodníci ho uvidí?

Při každém scénáři se ptejte: „Ve kterém tarifu je to, co jste právě ukázali?“ Dema běžně běží v nejvyšším tarifu.

Zkušební verze: dva týdny s plánem

  1. Den 1–2: základní nastavení – fáze pipeline, uživatelská pole, uživatelé.
  2. Den 3: import vzorku dat (50–100 kontaktů) – viz migrace dat.
  3. Den 4–10: budoucí uživatelé zpracovávají své reálné úlohy souběžně se stávajícím postupem.
  4. Den 11–12: zkouška integrace (e-mail, kalendář, účetnictví).
  5. Den 13–14: vyhodnocení podle hodnoticího listu.

Hodnoticí list pro uživatele

Každý tester vyplní body 1–5. Nejde o veřejné hodnocení produktu, ale o váš interní podklad pro váženou matici výběru.

OtázkaBody 1–5
Najdu historii zákazníka do 30 sekund?
Zapíšu schůzku z mobilu do 2 minut?
Připravím nabídku rychleji než dnes?
Rozumím, co mám dnes udělat (úkoly)?
Chci s tím pracovat každý den?

Modelový výpočet: tři testeři dali u otázky „Chci s tím pracovat každý den?“ 4, 5 a 3 body → průměr (4 + 5 + 3) ÷ 3 = 4,0. U druhého systému 3, 2, 3 → 2,7. Rozdíl v ochotě systém používat je silný argument, i kdyby byl druhý systém levnější.

Písemné otázky na dodavatele

Cena

  • Ve kterém nejnižším tarifu jsou všechny naše povinné funkce?
  • Musí být všichni uživatelé ve stejném tarifu? Existují omezené účty?
  • Jaká bude cena od druhého roku? Je úvodní sleva časově omezená?
  • Jak se počítají kontakty v marketingovém doplňku?
  • Fakturujete v Kč, nebo v EUR/USD? Je cena bez DPH? Kdo přizná DPH?

Data a bezpečnost

  • Kde jsou data uložena a kdo jsou subdodavatelé (zpracovatelé)?
  • Jak vypadá zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR?
  • Jak předáváte data mimo EU, pokud vůbec?
  • Je k dispozici dvoufázové ověření, role a záznam změn?

Smlouva

  • Jaká je výpovědní lhůta a dochází k automatickému prodloužení?
  • V jakém formátu a jak dlouho po ukončení můžeme exportovat data?
  • Jaké je SLA dostupnosti a jak se kompenzuje nedodržení?

Odpovědi porovnejte s článkem smlouva na CRM a ceny zadejte do kalkulačky TCO.

Nabídka implementačního partnera: jak ji porovnat

Pokud CRM nastavuje partner, porovnávejte nabídky podle stejné struktury, ne podle konečné částky:

PoložkaCo má nabídka uvést
Rozsahseznam nastavených fází, polí, šablon, automatizací a reportů
Migracezdroje, počet záznamů, kdo data čistí, kolik zkušebních importů
Integracekteré systémy, směr synchronizace, kdo konektor udržuje
Školenípočet hodin, pro koho, návod v češtině
Cenapevná cena, nebo hodiny × sazba s odhadem a stropem
Změnyjak se oceňují požadavky mimo rozsah
Podpora po spuštěníkolik týdnů, reakční doba

Modelově: partner A nabízí pevnou cenu 45 000 Kč, partner B 30 hodin × 1 200 Kč = 36 000 Kč „odhadem“. Pokud B nemá strop a projekt se protáhne na 45 hodin, zaplatíte 54 000 Kč. Pevná cena nebo strop s jasným rozsahem je pro malou firmu obvykle bezpečnější. Partner, který pracuje s osobními údaji vašich zákazníků, potřebuje zpracovatelskou smlouvu.

Vyjednávání po testu

Po testu máte argumenty: víte, které funkce potřebujete, kolik uživatelů a v jakém tarifu. Vyjednávat lze typicky o:

  • délce a výši úvodní slevy a ceně po jejím skončení,
  • stropu zdražení při obnově,
  • omezených účtech pro občasné uživatele,
  • pomoci s nastavením a importem,
  • prodloužení zkušební verze, pokud test neskončil.

Časté otázky

Vyplatí se platit za pilotní provoz?

U jednoduchého CRM obvykle stačí zkušební verze zdarma. Placený pilot na měsíc nebo dva dává smysl u složitějšího nastavení nebo integrace, kterou nelze ve zkušební verzi vyzkoušet.

Kolik systémů testovat současně?

Dva, maximálně tři. Víc systémů najednou testeři nezvládnou poctivě a výsledky se slévají.

Co když se testeři neshodnou?

Rozhodují váhy, které jste stanovili předem, a povinné funkce. Pokud systém nepokryje povinnou funkci, vypadává bez ohledu na body.

Zdroje

Související průvodci